GTD con OneNote 2013

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Para ser riguroso y honesto, la primera frase de esta cápsula que se titula GTD con OneNote debería ser: OneNote no es una herramienta para hacer GTD. Podría rematar aquí. Yo habría sido breve y preciso. Y tú sentirías esa alegría de terminar una tarea ‑leerme-, en mucho menos tiempo del previsto. Pero nada de lo que nos rodea es tan simple y sencillo, así que en línea con el primer artículo de esta serie,… Desvelando el sorprendente potencial de OneNote, nos toca entrar en los matices.

La primera prueba de mi afirmación la descubrimos en el listado de guías de configuración de la David Allen Company. Hay guías para Outlook, para Evernote, para Lotus Notes, para iPhone,… pero no para OneNote.

La segunda prueba es menos evidente, pero también concluyente. Frente a lo que sucede con Evernote, buscar en Internet artículos como éste, sobre consejos y buenas prácticas de uso de OneNote para GTD no ofrece muchos resultados.

OneNote… ¡y Outlook!

Habitualmente, cuando implantamos GTD aspiramos a usar el mínimo número de herramientas posible. Hay por ahí auténticas virguerías que están en esa línea. Como Zendone y, sobre todo, iQtell.

Sin embargo, la realidad con la que me encuentro en mis seminarios de productividad con más frecuencia es que los usuarios…

  1. Intentan arrancar con soluciones sin coste.
  2. Suelen estar condicionados por su informática corporativa. Y en este sentido Outlook está por todas partes.

 

Hacer GTD con Outlook -sólo con Outlook-, es factible pero un tanto farragoso. Sobre todo en lo relativo a los proyectos. La única ventaja destacable es esa de que para millones de trabajadores del conocimiento en todo el mundo es la herramienta de referencia en su día a día. Y que así no tienen que salir de ella.

Y en este contexto es donde la incorporación de OneNote adquiere sentido. Porque –importante-,…

  • GTD sólo con Outlook es posible
  • GTD sólo con OneNote es inviable
  • GTD con la combinación Outlook+OneNote es la opción más potente

Si plasmamos en el flujograma GTD las herramientas a utilizar en cada uno de los repositorios, la disposición más adecuada sería la siguiente:

Flujograma GTD con Outlook y OneNote

Vamos a ir viendo por qué y cómo funciona todo el sistema advirtiendo antes de que en esta ocasión pondré el foco en los detalles de OneNote y pasaré de puntillas por la configuración de Outlook. Hay guías para ese cometido y en mis seminarios lo ejercitamos punto por punto ;-).

Si hago un repaso por cada uno de los repositorios, tendremos que:

  • Bandeja de entrada: en Outlook recopilaremos el correo. En OneNote todo lo demás (capturas desde el móvil, anotaciones de conversaciones o reuniones, webs interesantes…).
  • Proyectos: Outlook definitivamente no vale para esta parte. Listar proyectos y extraer tareas de ellos es muy rudimentario. Y sin embargo, OneNote está muy bien.
  • El Apoyo a proyectos lo tendremos repartido. Todos los correos relativos a un determinado proyecto, se quedan en Outlook. Todo lo demás (anotaciones, actas de reunión, webs, imágenes…), a OneNote.
  • Para Algún Día Tal Vez, OneNote funciona muy bien. Reúne en un único sitio todo tipo de elucubraciones, descubrimientos y pensamientos al vuelo que, más adelante, cuando decido abordar el proyecto, me brinda un riquísimo punto de partida con material recolectado durante semanas o meses en mis momentos puntuales de inspiración y conexión con ese tema concreto.
  • De forma similar, el Material de referencia es el fuerte de OneNote. Sus posibilidades de distribución de información en blocs, secciones, grupos de secciones, páginas… resultan sencillamente únicas. Ni siquiera Evernote llega a tanto. Y lo dice un Evernotista convencido.
  • La lista A la espera sugiero dividirla en dos repositorios diferenciados. Uno más de batalla basado en una carpeta en Outlook a la que van a parar los correos que esperan contestación. Y otro de temas más delicados / importantes / prolongados que sí irían a parar a una página dentro de OneNote.
  • Las próximas tareas, sin duda, se quedan en Outlook. En mi opinión, a OneNote le faltan dos cosas importantes para tratar las tareas: un sistema de etiquetado más potente y una visión en listas o tablas cuando quiero filtrar por contextos. El sistema de búsqueda está bien (o incluso muy bien) pero no está enfocado a esto.
  • Y, por supuesto, la Agenda la dejamos en Outlook.

 

Organizar

¿Cómo tenemos que preparar nuestro OneNote para hacer frente a ese planteamiento? Es sencillo:

Creamos dos blocs independientes. Uno específico para Material de referencia que cada usuario deberá organizar a su conveniencia en función de lo que vaya metiendo en él. Cuenta para ello con todo el potente sistema de secciones y páginas.

Y otro que llamamos “GTD”. En éste habilitamos tres secciones:

  1. Bandeja de entrada. Por cierto, podemos parametrizar que cualquier cosa que capturemos en OneNote vaya por defecto a esta sección en forma de una nueva página.
  2. Proyectos
  3. Algún Día Tal Vez (ADTV)

Secciones GTD en OneNote

 

Nada que explicar acerca de la bandeja de entrada y de ADTV. Pero sí voy a comentar un poco lo que hacer con Proyectos. En esta sección crearemos una página por cada proyecto. Para reforzar la comprensión podemos adoptar el criterio de nombrarlos todos empezando con “.Pry “.

De cada página de proyecto cuelgan subpáginas con contenidos relacionados. Si pliego todas las subpáginas tengo a la vista mi listado de proyectos. Si las despliego accedo a las notas, apuntes y demás complementos ligados a cada uno. Es el famoso apoyo a proyectos. Interesante y sencillo, ¿verdad?

Proyectos GTD en OneNote

 

Procesar

Teniendo clara mi distribución de repositorios, procesar debería ser sencillo y rápido. Para ello hay que tener claro que, puesto que tengo dos bandejas de entrada, hay dos procesados:

  • Desde Outlook proceso todo el correo electrónico.
  • Desde OneNote proceso el resto de inputs que haya ido recopilando en la sección Bandeja de entrada.

Procesado GTD con Outlook y OneNote

 

Procesando desde Outlook, los correos se transforman en tareas y en citas en la agenda. En principio, los correos relacionados con un determinado proyecto y que ya no implican ninguna acción, se guardarán en la carpeta del proyecto correspondiente formando parte del material de apoyo a proyectos.

También es posible que queramos guardar algún correo en OneNote. Por ejemplo en ADTV. Seguramente es más infrecuente, pero es muy sencillo hacerlo. Basta con pulsar el botón de OneNote que aparece en el Outlook y dirigir el correo a la sección correspondiente.

 El otro ciclo de procesado es el que hacemos desde OneNote. Algunas cosas se quedarán en OneNote (ADTV y apoyo a proyectos). Y otras se irán a Outlook. ¿Cómo? Eso ya liga con Hacer.

Hacer

En su día a día, y dando por supuesto que cuenta con una óptima organización y que hace las revisiones pertinentes, un buen GTDista procesa pocas veces y muy rápidamente. Y sobre todo hace, hace y hace.

Para ello requiere un sistema muy completo y fiable de filtrado de tareas en base a contextos, tiempo estimado, interlocutores implicados, etc. Esta parte la resolvemos con las tareas de Outlook debidamente categorizadas. Ya anticipaba que en esta cápsula no entraría en la parametrización de OutLook. Sólo quiero remarcar que al centralizar en ese único repositorio TODAS las tareas, es cuando esa selección tiene pleno sentido.

Las tareas que nacen de un mail, surgen y se transforman sin salir de Outlook: del Correo a las Tareas.

Las tareas que yo me propongo o me asignan verbalmente o por otro medio, pueden crearse de dos formas:

  1. Directamente desde OneNote incluyo una nota en la página del proyecto correspondiente y marcándola con una de las banderitas de Outlook.
  2. Directamente desde las tareas de Outlook. Ningún misterio.

Tareas en OneNote y Outlook

 

El sistema de recordatorios por banderitas de Outlook no tiene sentido desde la óptica de GTD y genera confusión. Pero en este caso no queda otra. La buena noticia es que al marcar la nota en OneNote con la banderita, automáticamente se crea una tarea con el mismo asunto en Outlook. Y además quedan vinculadas, de forma que haciendo doble clic en cualquiera de ellas salto de aplicación automáticamente. Esto puede resultar muy útil para algunos usuarios.

Tras su creación, voy a Outlook y caracterizo la tarea: categoría, fecha límite, prioridad,…

En resumen…

O mucho me equivoco o alguno de mis lectores estará ahora más preocupado que al principio: yo que aspiraba a que esto me facilitara un poquito mi vida y casi me la complica más! Es normal. Salvo que estés bien familiarizado con GTD, con Outlook Y con OneNote, intentar asimilar todo esto en sólo unos minutos puede resultar intimidamente.

Tranquilidad. Inspiración profunda. Espiración prolongada.

Es difícil explicar hasta donde llega una herramienta sin entrar en un cierto detalle, pero el objetivo no era plasmar aquí un manual de configuración. Quédate simplemente con la idea de que si Outlook es tu cuartel general y te planteas utilizarlo como base de GTD, es muy buena práctica complementarlo con OneNote. Aparte de gratuito y perfectamente integrado con Outlook, ofrece cosas muy atractivas.

Y además nos abre la puerta a una dimensión que va más allá de la pura organización personal. Pero de eso hablaré en la tercera cápsula de la serie: colaboración de equipos con OneNote.